Privacyverklaring Van der Net Accountants B.V.
Welkom op de privacyverklaring van Van der Net Accountants B.V. (hierna aangeduid als Van der Net Accountants, wij, ons en onze). Wij respecteren uw privacy en beschermen uw persoonsgegevens goed.
In deze privacyverklaring informeren wij u over de persoonsgegevens die wij verwerken in onze rol van verwerkingsverantwoordelijke zoals bepaald in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG) en de Uitvoeringswet AVG.
Het is belangrijk dat u deze privacyverklaring goed doorleest. Aangezien wij deze privacyverklaring van tijd tot tijd kunnen aanpassen, raden wij u aan om deze webpagina regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte bent van de wijzigingen.
In geval wij uw persoonsgegevens voor een andere verwerking willen gebruiken dan beschreven in deze privacy verklaring, dan zullen wij u hierover uiteraard vooraf actief informeren.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 11 september 2019.
1. Wie zijn wij?
Van der Net Accountants is een besloten vennootschap gevestigd aan de Mr. B.M. Telderstraat 11b, 6842 CT in Arnhem. Ons nummer in het handelsregister van de Kamer van Koophandel is 71779183.
U kunt per e-mail bereiken op info@vandernetaccountants.nl of telefonisch op: 026 -355 77 77.
2. Wat betekenen de begrippen uit de AVG
De AVG bevat tal van definities waarvan wij de belangrijkste even voor u zullen uiteenzetten.
- persoonsgegevens: alle informatie waarmee een natuurlijke persoon (de betrokkene), waaronder u, kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. U kunt hierbij denken aan namen, adressen, telefoonnummers, financiële gegevens en IP-adressen.
- verwerken: alle handelingen ten aanzien van persoonsgegevens zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
- verwerkingsverantwoordelijke: een (rechts)persoon, zoals Van der Net Accountants, die alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
- verwerker: een (rechts)persoon, die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke, zoals Van der Net Accountants, persoonsgegevens verwerkt.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij
De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken zijn onder ander:
- uw voor- en achternaam, titel, geslacht, geboortedatum, nationaliteit het bedrijf waar u werkt of uw functie en in sommige gevallen uw BSN.
- contactgegevens zoals postadres, (mobiel) telefoonnummer of e-mailadres.
- bedrijfs- en financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer, KvK nummer en Btw nummer.
- technische gegevens, zoals uw IP-adres, gegevens over het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de pagina’s die u bekijkt.
- persoonsgegevens die u ons geeft als u bij ons solliciteert, zoals opleidings- en loopbaangegevens; en
- alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen.
4. Op welke manier verkrijgen wij uw persoonsgegevens
Wij verkrijgen uw persoonsgegevens op meerdere manieren, maar met name van uzelf. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als u ons op eigen titel of namens uw bedrijf een opdracht voor dienstverlening geeft, u via het contactformulier in contact treedt of vraag stelt, als u onze website bezoekt of ons een e-mail stuurt, bij ons solliciteert of uw visitekaartje aan een van onze medewerkers geeft.
Verder verzamelen wij persoonsgegevens door het raadplegen van registers (bijvoorbeeld het handelsregister van de Kamer van Koophandel), informatiesystemen van de belastingdienst, websites en andere openbare bronnen.
5. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens
Als uw partner in print en mail hebben wij uw persoonsgegevens nodig om de best mogelijke dienstverlening te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Dienstverlening
De voornaamste reden waarom wij uw persoonsgegevens verwerken is voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de ten behoeve van u of uw bedrijf uitgevoerde diensten, waaronder het onderhouden van contact, het administreren en verwerken van financiële administratie, het samenstellen van jaarrekeningen en financiële overzichten, het doen van aangiften en bedrijfseconomische advisering.
- Wettelijke verplichtingen en beroepsregels
Van der Net Accountants verwerk tevens persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op accountants. Dit ziet onder meer op het verwerken van persoonsgegevens voor de identificatie van personen, controle van verstrekte gegevens, het melden van fraude en het voldoen aan geldende administratieve en anti-misbruik wetgeving.
- Marketing- en acquisitieve doeleinden
Om onze kring van (potentiële) klanten, partners en leveranciers te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met informatie waarvan wij denken dat deze interessant kan zijn voor u of uw bedrijf, waaronder nieuws, aanbiedingen of uitnodigingen voor evenementen.
- Gebruik en verbetering van onze website
Op onze website kunt u uw interesse in onze dienstverlening kenbaar maken via een contactformulier.
- Sollicitaties
Als u bij ons solliciteert, dienen wij uiteraard over uw persoonsgegevens te beschikken om uw sollicitatie te kunnen behandelen. De persoonsgegevens die u met ons deelt via e-mail en in (telefoon)gesprekken bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij u ons toestemming geeft de gegevens langer te bewaren ten behoeve van een eventuele propositie in de toekomst.
6. Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?
Op grond van de AVG mogen wij uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een grondslag bestaat. Onze verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende grondslagen uit de AVG:
- Voor de voorbereiding of uitvoering van een met u of het bedrijf waarvoor uw werkt gesloten overeenkomst (van opdracht);
- Vanwege een wettelijke plicht;
- Met uw toestemming; en/of
- Vanwege een gerechtvaardigd belang, waarbij wij ons belang tegen uw belang op bescherming van uw gegevens zorgvuldig hebben afgewogen.
Voor zover de verwerking geschiedt met uw toestemming bent u te allen tijde gerechtigd deze toestemming in te trekken. Het intrekken van uw toestemming doet echter geen afbreuk aan de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van deze toestemming vóór de intrekking daarvan.
7. Met wie delen wij persoonsgegevens
In sommige gevallen kan nodig het zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn als wij derden inschakelen voor verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring, zoals fiscalisten of controlepartners. Ook worden uw persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in ons CRM en IT systeem.
Ten aanzien van deze derde partijen aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken, kunnen zich twee situaties voordoen:
- de derde partij is zelf ook verwerkingsverantwoordelijke en dus zelf verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens.
- de derde partij heeft te gelden als verwerker van Van der Net Accountants in welk geval wij een verwerkersovereenkomst sluiten met deze derde partij die voldoet aan de voorwaarden die de AVG daaraan stelt. In geval deze verwerkers persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte in een land zonder passend beschermingsniveau, dan zal onze verwerkersovereenkomst met deze derde partij passende waarborgen bevatten die dienen te worden getroffen om een voldoende hoog beschermingsniveau te bieden. Veelal zullen deze waarborgen eruit bestaan dat wij met de verwerker de door de Europese Commissie vastgestelde zogenaamde standaard contractbepalingen zullen overeenkomen.
8. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij deze hebben verzameld en vastgelegd.
Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht dan houden wij die termijnen aan. Zo moeten wij op basis van bijvoorbeeld fiscale wetgeving factuur-, betaalgegevens gedurende een periode van zeven jaar bewaren. Voor eventuele schadeclaims zullen wij bepaalde gegevens soms nog langer moeten bewaren.
9. Hoe zijn uw persoonsgegevens beveiligd
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan. Tot deze beveiligingsmaatregelen horen onder meer met derden gesloten geheimhoudingsovereenkomsten en twee-factor-authenticatie.
Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens bij Van der Net Accountants neemt u dan contact met ons op.
10. Welke rechten heeft u als betrokkene
Als betrokkene kunt u de persoonsgegevens die wij van u verwerken in onze rol als verwerkingsverantwoordelijk inzien.
Daarnaast heeft u het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs te laten verwijderen indien de persoonsgegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.
Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet (waaronder de AVG en de Uitvoeringswet AVG) aan uw verzoek tegemoet kunnen komen.
Het is mogelijk dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is om aan onze wettelijke of contractuele verplichtingen te voldoen. Wij zullen u uiteraard gemotiveerd informeren indien wij aan een bepaald verzoek geen gehoor geven of kunnen geven, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke plicht tot geheimhouding.
Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
11. Hoe kunt u ons bereiken?
Indien u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens of misbreuk vermoedt, neemt u dan contact met ons op.